חלק זה הוא המשך של – טיפים לעבודה נכונה עם וורד (Word) – חלק א'

נושא ו' – נוחות עבודה – גודל התצוגה, עבודה עם מסמכים מרובים והעתקה מהאינטרנט.

כאשר אני מביט על צורת העבודה בה חלק מהאנשים עובדים, אני נתקל באנשים שנוגעים בעכבר כדי לעבור בין מסמכים ולהשוות ביניהם. יש אנשים שהגדילו לעשות, ומעתיקים ממש ע"י המקלדת טקסט ממקום אחר (במקום להשתמש ב"העתק" ו- "הדבק"). ברצוני לספק טיפים לעבודה יעילה וקלה עם מספר מסמכים.

שינוי גודל התצוגה

אם ברצוני לראות את המסמך בהגדלה, ישנם כמה אפשרויות:

• רוחב עמוד – העמוד יגדל כך שכל רוחבו ייכנס.
• רוחב טקסט – העמוד יגדל כך שכל הטקסט ייכנס.
• עמוד שלם \ עמוד אחד – כל העמוד ייכנס לתוך התצוגה.
• שינוי אחוזים – הגדלה והקטנה של המסמך על פי האחוזים מהגודל האמיתי של הדף.
• עמודים רבים – תצוגה של הרבה עמודים בקטן בתצוגה.
• שני עמודים – מציג שני עמודים, זה ליד זה.

חלק מאפשרויות אלו נמצאות ב-"תצוגה" – > "שינוי גודל תצוגה": חלק מהאפשרויות נמצאות רק כאשר נלחץ על "שנה גודל תצוגה", ובתפריט זה: כמו כן ישנו סרגל בצד התחתון, המאפשר להגדיל ולהקטין את תצוגת המסמך: והקיצור הנוח לעבודה עם הגדלה והקטנה, הגדלה: "Ctrl + גלגלת עכבר מעלה". הקטנה: "Ctrl + גלגלת עכבר מטה".

עבודה עם מסמכים מרובים והשוואה באותו מסמך

לעיתים אני צריך לעבוד עם שני מסמכי וורד במקביל, או לעבוד על אותו מסמך ולהשוות בין שני חלקים של המסמך מהי הדרך הכי קלה לעבוד? ישנן כמה אפשרויות:

• פתיחת עותק של החלון בו אנו עובדים.
• פיצול המסמך.
• הצגת המסמכים "זה לצד זה".
• עבודה עם קיצור מקשים.

פתיחת עותק של המסמך בו אנו עובדים: ניתן לשכפל את המסמך עליו אנו עובדים ע"י הגעה ללשונית "תצוגה" ובחירה ב- "חלון חדש": ברגע שנלחץ על הכפתור, וורד ישכפל עותק מהמסמך עליו אנו עובדים, כעת כל מסמך הוא ממש העתק, וכל שינוי באחד מההעתקים משפיע. כעת ניתן לעבוד בכל אחד משני המצבים האחרונים על מנת להשוות בין המסמכים. פיצול המסמך: כאשר אנו עובדים על המסמך, ורוצים להשוות בין חלקי מסמך שונים, או לבצע העתקה מחלקי מסמך שונים, ניתן לפצל את חלון המסמך לשניים, שכל חלק יכול להיות במקום אחר, כדי לבצע זאת יש ללחוץ על "פצל": כעת נראה את המסמך שלנו כפול: פעם אחת למעלה ופעם אחת למטה. כל חלק הוא עצמאי. הצגת המסמכים זה לצד זה: באפשרות זאת ניתן להציג שני מסמכים שונים, צמודים האחד ליד השני, כדי לבצע זאת יש לפתוח את שני המסמכים, ולאחר מכן ללחוץ על "הצג זה לצד זה", אם יש לכם כמה מסמכים פתוחים, וורד ישאל אתכם איזה מסמך ברצונכם להשוות למסמך הנוכחי: כאשר אתם במצב זה, ישנה אופציה הנקראת: "גלילה סינכרונית", כאשר אפשרות זו לחוצה, שני המסמכים נגללים בו זמנית. – הדבר טוב כאשר רוצים להשוות בין שתי גרסאות של המסמך. עבודה עם קיצור מקשים: טיפ זה טוב, לכל עבודה שהיא בווינדוס, כדי לעבור מהר בין חלונות ניתן ללחוץ על צירוף המקשים: "Alt + Tab" כאשר לוחצים על צירוף זה ניתן לעבור בין חלון לחלון בקלות.

העתקה מהאינטרנט – הסרת הלא נחוץ, וניקוי ה"זבל"

כאשר אנו גולשים באינטרנט ומוצאים מידע הנחוץ לנו, לפעמים אנו רוצים לשמור את המידע. הדרך הפשוטה ביותר לשמור את המידע היא: לשמור את עמוד האתר, כדי לבצע זאת ניתן ללחוץ על צירוף המקשים: "Ctrl + S", ולבחור איפה מעוניינים לשמור את הדף, הדף יישמר כקובץ אינטרנט – html. עם זאת, לפעמים אנו מעוניינים להוריד את כל הדברים שאנו לא צריכים בדף, או שאנו רוצים להעתיק מידע לתוך מסמך שאנו עורכים או כותבים. כמעט כל אדם מכיר את "העתק" ו- "הדבק". ובאמת יש להעתיק ולהדביק את הטקסט הרצוי. הבעיה מתחילה כאשר הדבקנו את הטקסט \ תמונות. מכיון ש- html, ו- word, עובדים על עיצובים שונים. מה שנעתיק זה לא מה שנראה בוורד. מה שנקבל בוורד הוא לעיתים בלאגן שלם: – הגדלים לא סימטריים, הכיוון של הטקסט השתנה, ישנן טבלאות באמצע, תמונות תופסים עמודים שלמים ועוד. לכן אני מציע טיפים אלו להעתקה והדבקה נכונה מהאינטרנט

• יש להעתיק רק את מה שאנו זקוקים לו, למשל: אם באתר מסויים יש רק 10 שורות של טקסט שאנו צריכים, יש לסמן את הטקסט מתחילתו ועד סופו – ללא רווחים למעלה ולמטה וללא טקסט \ תמונה נוספים. – לא לסמוך על כך שתמחקו בוורד. אלא העתיקו והדביקו רק מה שצריך.
• אם בכ"ז יש צורך להעתיק כמות גדולה של מלל או תמונות, יש אפשרות לסמן המלל \ תמונות בהתחלה, לגלול למטה, ללחוץ על מקש ה- "Shift", וללחוץ בסוף הקטע שרוצים להעתיק. בדרך זו לא צריך להעתיק עם סמן העכבר.
• לפעמים אולי נעדיף דווקא להכניס "צילום מסך" ולא מלל ישיר (תלוי במצב ובצורך), ניתן לצלם את כל דף האינטרנט (כולל גלילה), או חלק מסויים. תוכנה מומלצת לכל צילומי המסך: PicPick.

לאחר שמתבצעת ההדבקה לוורד:

1. מומלץ לסמן את כל המסמך (Ctrl + A), ולבחור ביישור מימין לשמאל () אם מדובר על עברית, אם מדובר על אנגלית אז יש לוודא שהיישור הוא משמאל לימין ().
2. יש לעבור על המסמך, ולבדוק אם יש צורך להסיר אובייקטים \ מלל או תמונות שאינן נצרכות.
3. יש לקבוע גופן אחיד לכולם, למשל: Arial, וגודל טקסט.
4. לפעמים חלק מהטקסטים שהעתקתם נמצאים בתוך טבלאות, יש להמיר את הטבלה לטקסט על מנת שהמסמך ייראה נורמלי.כדי לבצע זאת, יש ללחוץ על מסגרת הטבלה. ואז ייפתחו אפשרויות בסרגל למעלה, לגשת ב- "כלי טבלאות" ל- "פריסה" ושם בקבוצה: "נתונים", ללחוץ על "המר לטקסט":ואז ייפתח תפריט כזה: תפריט זה מגדיר באיזה אופן להמיר את הטבלה, אני ממליץ לסמן: "אחר:" ובתוך התיבה לעשות "רווח" אחד ואז "אישור".בצעו זאת לכל הטבלאות שנמצאות במסמך.
5. אחרי שלב זה, בצעו סריקה נוספת, ייתכן שעדיין יהיו טקסטים שנמצאים בתוך מסגרת, הדרך הטובה ביותר להיפתר ממסגרות היא לסמן את הטקסט שבתוך המסגרת (רק את הטקסט, כלומר לסמן מהאות הראשונה ועד לאות האחרונה ללא רווחים לפני ואחרי!), לגזור ולהדביק מחוץ למסגרת. את המסגרת לסמן ולמחוק.
6. שוב סריקה, ובדיקה שהכל מיושר, מעוצב רגיל. ועצבו כרצונכם (הוסיפו הדגשות לכותרות והגדילו מה שתרצו).

נושא ז' – קיצורים שאי אפשר בלעדיהם

מומלץ לקרוא בנוסף, גם מאמר המכיל את רשימת הקיצורים של וורד + הקיצורים של ווינדוס: "קיצורי דרך" במקלדת – חלק א'. כאשר אנו עובדים בוורד, ישנם קיצורים שחייבים לדעת, חלק מהקיצורים מאפשרים לעבוד יותר מהיר וכיף בוורד, וחלקם פותרים סיבוכים בעבודה עם וורד.

ניווט בוורד

לעיתים אנו צריכים להגיע לתחילת השורה, או לסוף השורה במהירות. קורה שאנו לא מצליחים, כי משולבים בשורה שלנו: מילים בשפה אחרת, מספרים, ועוד. על מנת להגיע לתחילת השורה המוחלט, נציב את סמן העכבר בתוך השורה שבה אנו רוצים לנווט לתחילתה נקיש על המקש: "Home"  – . אם ברצוננו להגיע לסוף השורה המוחלט, נקיש על המקש "End" – . כדי להגיע לתחילת המסמך \ סוף המסמך נשתמש בצירוף המקשים: "Ctrl + Home" או "Ctrl + End" בהתאמה. כדי לקפוץ מילה שלמה נשתמש בצירוף: "Ctrl + חץ". חץ ימין \ חץ שמאל. על מנת לגלול בצורה נוחה, ניתן כמובן להשתמש בעכבר, אך ניתן גם לא לעזוב את המקלדת, ולהקיש על המקשים "Page Up" – גלילה למעלה, "Page Down" – גלילה למטה.

סימון בוורד

כדי לסמן מילים ניתן להשתמש בעכבר, לגרור ולסמן או:

• לחיצה בעכבר מחוץ לשוליים, תסמן שורה שלימה, ניתן לגרור כלפי מטה \ מעלה כדי להמשיך את סימון השורות.
• לחיצה כפולה על מילה, תסמן את כל המילה.
• לחיצה משולשת על פסקה, תסמן את כל הפסקה.

ניתן להשתמש במקלדת: סימון מילים מתבצע על ידי מקש ה- "Shift", כאשר מחזיקים את שיפט, וגוררים עם החיצים ימין ושמאל, ניתן לסמן מילים. אם נחזיק את "Shift + Ctrl" נוכל לסמן מילים שלימות. אם נחזיק את "Shift + Home" נוכל לסמן שורה שלמה. – וכן הלאה, כל צירופי המקשים שנאמרו למעלה + Shift, מאפשרים לסמן את כל הדרך עד לקפיצת הסמן הבאה. צירוף המקשים – "Ctrl + A" מאפשר סימון כל המסמך כולו.

עריכה ספציפית בוורד

על מנת למחוק מילים ואותיות לאחור אנו כמובן נשתמש ב – "BackSpace" – . על מנת למחוק מילים ואותיות קדימה אנו נשתמש ב- "Delete" או "Del". כדי למחוק מילה שלמה אנו נשתמש בצירוף: "Ctrl + Delete" – מחיקת מילה שלמה קדימה. או "Ctrl + Backspace" מחיקת מילה שלמה אחורה. כדי לשנות עיצוב של טקסט:

• הדגשה: "Ctrl + B".
• קו תחתון: "Ctrl + U". שני קווים תחתונים: "Ctrl +Shift + D". קו מקווקו: "Ctrl + Shift + W"
• נטוי: "Ctrl + I".
• הגדלה \ הקטנה של טקסט: "[ + Ctrl" (סוגר מרובע המופנה כלפי שמאל), "] + Ctrl".

עבודת עריכה כללית

על מנת להעתיק ולהדביק טקסט ממקום אחר: "Ctrl + C" ו- "Ctrl + V". אם רוצים להדביק את הטקסט אם אפשרויות שונות. ניתן לבצע: "Ctrl + C" כדי להעתיק. ואז ללחוץ כפתור ימין בוורד ולבחור אחד מאלו הלחצנים: 

• בחירה ב- A – זו העתקה של טקסט בלבד.
• בחירה בחץ הכחול – הדבקה על פי עיצוב המיקום שאליו מעתיקים.
• בחירה במכחול – הדבקה רגילה.

על מנת לגזור פריטים וטקסט, יש ללחוץ על: "Ctrl + X", ולהדביק לאחר מכן עם: "Ctrl + V". על מנת לשכפל פריטים וטקסט, יש ללחוץ על: "Ctrl + D".

כדי ל"חזור אחורה בזמן" – ולבטל פעולה אחרונה שביצענו (Undo), ניתן ללחוץ על צירוף המקשים: "Ctrl + Z", וכדי לבצע שוב את הפעולה שביטלנו (Redo) יש ללחוץ: "Ctrl + Y". חיפוש במסמך מתבצע ע"י: "Ctrl + F". הוספת הערת שוליים מתבצעת ע"י: "Ctrl + Alt + F". החלפת כיוון שפת הכתיבה (ימין לשמאל < – > שמאל לימין) מתבצעת ע"י: "Ctrl + Shift". החלפת השפה (עברית < – > אנגלית) מתבצעת ע"י: "Alt + Shift".

פרק  ז' – שונות

אלו הטיפים האחרונים שיעזרו לכם לעבוד בצורה נוחה יותר.

כותרות עליונה \ תחתונה, ומספורים אוטומטיים

ראיתי מספר מסמכים, בהם אנשים חזרו על כותרות בכל עמוד, למשל: "מאמר בנושא חג הפורים", כך זה חזר 8 עמודים. – אין צורך לחזור על הכותרות, ולעבוד עם אנטרים – יש "כותרת עליונה"! בוורד ישנה אופציה להוסיף תוכן קבוע שנמצא מאחורי הטקסט הרגיל – הוא נמצא ברובד אחר. אפשרות זאת מאוד נוחה כאשר אנו רוצים להוסיף כותרת קבועה לדפים (או כותרת לדף הראשון בלבד), למשל כאשר אני מעוניין שבכל עמוד יופיע: "חקר בתחום המחשבים" בחלק העליון של הדף. כותרות כדי להיכנס למצב עריכת הכותרות יש ללכת לחוצץ: "הוספה" ושם לקבוצה: "כותרת עליונה ותחתונה": כעת עליכם לבחור אם ברצונכם להוסיף: "כותרת עליונה", "כותרת תחתונה" או "מספר עמוד" (אוטומטי). כאשר תבחרו באחד מהם תמיד תגיעו ל"שכבה התחתונה". נניח ובחרנו להוסיף "כותרת עליונה": כעת אפשר לבחור סוגי עיצובים אוטומטיים, תוכלו לנסות אותם. לשם הדוגמא נשתמש ב"ריק". כעת אנו נמצאים בשכבה התחתונה, ואנו יכולים לערוך את הכותרת העליונה. ניתן לכתוב מה שנרצה כאן ולהשתמש בכל האפשרויות שישנן בעריכות הרגילות: עיצוב, הוספת תמונות, יישורים שונים וכו'. יש לשים לב שלכותרת עליונה יש שוליים משל עצמה, וניתן להגליש אותה לעבר הטקסט, כזכור השוליים הם הסרגל העליון והצדדי. הצבע הלבן שבסרגל, מראה את התחום בו ניתן לכתוב. הקו המקווקו שמתחתיו כתוב: "כותרת עליונה" מראה את הגבול התחתון הנוכחי של הכותרת העליונה, והוא נקבע על פי השוליים העליונים של הטקסט הרגיל. כמו "הכותרת העליונה", ישנה גם "כותרת תחתונה", שמתפקדת בצורה זהה לכותרת העליונה. וכאשר ניגשים לעריכת הכותרת העליונה, אז ניתן לגלול לתחתית העמוד ולראות שגם ניתן לערוך את הכותרת התחתונה. בכותרת עליונה ותחתונה, ישנן מספר אפשרויות מתקדמות, כל האפשרויות נמצאות תחת החוצץ המיוחד שנפתח כאשר עורכים את הכותרות: "כלי כותרת עליונה וכותרת תחתונה": אלו האפשרויות המיוחדות:

• הוספת תאריך ושעה (עכשוויים, שמתעדכנים כל הזמן).
• הוספת מספרי עמודים אוטומטיים.
• הגדרה באילו עמודים יופיעו הכותרות. (ברירת המחדל היא שהכותרות יופיעו בכל העמודים).
• הוספת "חלקים מהירים" ו"שדות".

לאחר שסיימתם לערוך ניתן ללחוץ לחיצה כפולה על מנת לצאת לטקסט הרגיל. אם ברצונכם לחזור אל הכותרות לחצו לחיצה כפולה בעכבר על השטח של הכותרת העליונה או התחתונה, או לחצו כפתור ימין בשטח זה ובחרו: "ערוך כותרת עליונה".

עיצוב מרובה של פריטים \ טקסט + מברשת עיצוב

אני נתקל בהרבה אנשים, שצריכים לבצע הרבה עיצובים במסמך, והעיצוב חוזר על עצמו. אותם אנשים, מסמנים מחדש בכל פעם את המילים הדורשות עריכה, וחוזרים על פעולה זו מאות פעמים (אנשים אלו אפילו לא משתמשים בקיצורים, אלא בכל פעם מסמנים עם העכבר ובוחרים את שינוי העיצוב הרצוי). לדוגמא: נניח ויש לכם קובץ המכיל כותרות, ואתם רוצים לעצב את הכותרות בגודל מסויים ובהדגשה. אתם יכולים ללכת ולסמן כל כותרת ולהגדיר אותה מחדש או להשתמש בשיטות אלו:

• סימון כל הפריטים – ניתן לסמן את כל הפריטים שאנו רוצים לערוך באותה הצורה, נוכל לסמן משפט מסויים. להחזיק את מקש ה- "Ctrl", ואז לסמן משפט אחר, כל המשפטים שאנו רוצים יהיו מסומנים כל עוד מקש ה- "Ctrl" לחוץ. לאחר שסיימנו לסמן את כל מה שאנו רוצים לערוך, אנו הולכים לעיצוב ומעצבים כרצוננו, לאחר סיום העיצוב כל המשפטים מעוצבים ב"מכה אחת".
• שימוש ב"מברשת עיצוב" – ניתן לסמן משפט אחד ולערוך כרצוננו, ואז להעתיק את העיצוב שלו, לאחר מכן להדביק את העיצוב על כל דבר שאנו מסמנים. כדי לבצע זאת יש להשתמש ב"מברשת העיצוב" הנמצאת בחוצץ: "בית" ואז "מברשת עיצוב" זה סימנה: . לאחר שסימנו עיצוב שאנו רוצים להעתיק יש ללחוץ על "מברשת העיצוב", ולהדביק על הטקסט שאנו רוצים. התהליך מתבצע כמו שאנו צובעים קיר, מה שנצבע יודבק בעיצוב. שימו לב: לחיצה אחת על מברשת העיצוב, מדביקה פעם אחת. לחיצה כפולה על מברשת העיצוב מדביקה אין סוף פעמים (עד שנעצור עם מקש "Esc" או לחיצה נוספת על מברשת העיצוב). כמו כן ניתן להשתמש בקיצור: "Ctrl + Shift + C" על מנת להעתיק עיצוב. ו- "Ctrl + Shift + V" על מנת להדביק עיצוב.